Verwalten und kontrollieren Sie die Teilnehmer effektiver und erhalten Sie messbare Ergebnisse, um einen Einblick in die Ereignisse während der Veranstaltungen zu erhalten
Das Teilnehmer- und Raummanagement bei Corporate & Brand Events profitiert von technologischen Innovationen und neuen Identifikationstechnologien, die es ermöglichen, das Erlebnis der Teilnehmer zu verbessern. Dies liegt zum einen an der Eliminierung weniger angenehmer Momente, wie z.B. Wartezeiten in Warteschlangen, aber auch an der Möglichkeit, wichtige strukturierte Daten zu liefern, die es Veranstaltern erlauben, den Erfolg ihrer Veranstaltung zu evaluieren und nach jeder Ausgabe Verbesserungen vorzunehmen.
Die beamian Plattform bietet Eventmanagern ein Werkzeug, um alle Teilnehmer zu verwalten: Dazu gehören unter anderem die Eventregistrierung, das Versenden von E-Mails an alle Teilnehmer, die Anwesenheitskontrolle, das Raum- und Aktivitätenmanagement, das Ausstellen von Teilnahmezertifikaten und das Versenden von Zufriedenheitsumfragen.
Der 13. Congresso das Farmácias (Pharmaziekongress), der dieses Jahr im Lissabonner Kongresszentrum stattfand, rechnete mit Tausenden von pharmazeutischen Fachleuten, die alle mit Smartbadges für eine effektivere Verwaltung und Kontrolle des Check-in-Bereichs und des Zugangs zu verschiedenen Sitzungen und Konferenzen identifiziert wurden.
Neben der Steuerung und Anzeige der Anzahl der Teilnehmer pro Bereich/Sitzung in Echtzeit ist es auch möglich, den Zugriff und damit die Anzahl der verfügbaren Plätze in bestimmten Bereichen zu beschränken, wenn es sich um exklusive Sitzungen handelt.
Letzte Woche war beamian ein technologischer Partner des Digital Marketing Bootcamp, organisiert von der portugiesischen Industrie- und Handelskammer (CCIP), mit einem automatischen System für das Einchecken (Sehen Sie, wie Sie Ihren Check-in optimieren können., intelligente Akkreditierung und Zugangskontrolle der Teilnehmer in den verschiedenen parallelen Sitzungen, wodurch die Organisatoren das Raummanagement maximieren konnten.
”Diese Partnerschaft führte zu einer Modernisierung des Check-in-Prozesses unserer Veranstaltung, sie rationalisierte die Art und Weise, wie wir Informationen an die Teilnehmer senden, und sie ermöglichte die Sammlung strukturierter Daten für zukünftige Analysen.
Alexandra RochaMarketing & Kommunikation, Portugiesische Industrie- und Handelskammer
Die Organisatoren haben ein einzigartiges Tool zur Verwaltung der Teilnehmer in der Hand, das ihre Erfahrung nicht beeinträchtigt: die Verwendung physischer Kennungen, die Teil der Erfahrung wurden! Die physische Kennung kann ein Armband, ein Abzeichen, eine Karte oder ein beliebiges Element sein, das am besten zu einem bestimmten Ereignis passt und mit dem die Teilnehmer ihre Interaktionen registrieren können.
Das Registrieren von Interaktionen bedeutet mit anderen Worten, dass Organisatoren in Echtzeit auf die Anzahl der bereits erfolgten Check-ins, die Anzahl der Teilnehmer an Konferenzen oder Sitzungen, die Anzahl der gemeinsamen Kontakte und andere Interaktionen zugreifen können, die elektronisch aufgezeichnet werden durch den Smartbadge. Alle diese Interaktionen werden über das beamian-System gesammelt, damit der Veranstalter nach der Veranstaltung die Reichweite und die Leistung dieser bestimmten Veranstaltung besser nachvollziehen kann.
Umfragen zur Zufriedenheit bezüglich der Erfahrungen der Teilnehmer sind ein Beispiel für eine Datenerfassungsstrategie, die mithilfe von Technologie implementiert werden kann, um nicht nur den herkömmlichen Papierverbrauch zu eliminieren, sondern auch die Art und Weise zu vereinfachen, wie die Teilnehmer reagieren. Bei der von Syone organisierten Open Source-Veranstaltung füllten die Teilnehmer die Zufriedenheitsumfrage komfortabler und auf unterhaltsamere Weise aus, indem sie über den QR-Code auf den Fragebogen zugriffen.
Es gibt eine Welt voller Möglichkeiten, die Technologie – insbesondere kontaktlose Technologie – Veranstaltungsplanern bieten kann, um ihre Management- und Kontrollprozesse zu verbessern, die Erfahrung ihrer Teilnehmer innovativ zu gestalten und einen viel größeren Satz strukturierter Daten über alles zu sammeln, was am Veranstaltungsort geschieht. Diese Lösungen sind die Zukunft eines jeden Veranstalters, unabhängig von der Größe der Veranstaltung!
Sprechen Sie mit uns und erfahren Sie, wie Sie Ihre Veranstaltung innovativ gestalten können!
