Nachdem Sie eine erfolgreiche und schnelle Strategie für die Registrierung für Veranstaltungen entwickelt haben, ist es an der Zeit, das auch für Ihren Check-in bei Veranstaltungen sicherzustellen. Als Veranstalter sind Sie außerdem für die Kontrolle und das Management der Besucherströme bei Ihrer Veranstaltung verantwortlich. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Prozesse der Veranstaltungen auf integrierte und innovative Weise gleichzeitig verwalten können.
Wie wir bereits in unserem Blog erwähnt haben, müssen Sie sich über eines klar sein: Anmeldungen und Check-in-Verfahren stellen den allerersten Eindruck dar, den die Teilnehmer von Ihrer Veranstaltung bekommen, und Ihr Ziel ist es, von Anfang an einen guten Eindruck zu hinterlassen. Es ist daher wichtig, die Teilnehmererfahrung so unkompliziert und angenehm wie möglich zu gestalten.
Wenn Sie eine Live- oder Hybridveranstaltung hosten, beachten Sie, dass Ihre Veranstaltung sofort nach dem Eintreffen der Teilnehmer an Ihrem Eingang beginnt. Das von Ihnen angebotene Check-in-Erlebnis für Event-Gäste sollte effektiv sein, Ihr Event-Branding widerspiegeln und nicht nur als logistischer Schritt behandelt werden. Denken Sie immer daran, dass ein guter erster Eindruck für den Rest der Veranstaltung anhält.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihre Prozesse zum Einchecken bei Veranstaltungen und zur Kontrolle der Auslastung vereinfachen, indem Sie die Event-Check-in-Tools optimal nutzen :
1. Stellen Sie Ihr Check-in-System auf einer integrierten Event-Management-Plattform zur Verfügung
Eine Möglichkeit, das Check-in-Erlebnis Ihrer Teilnehmer zu digitalisieren, besteht darin, Ihre Event-Management-Software (EMS) in Ihre Event-Check-in-Software zu integrieren. Auf diese Weise stellen Sie einen reibungslosen und einfachen Prozess sicher, sobald Ihre Teilnehmer an Ihrem Veranstaltungsort ankommen. Ein guter Tipp ist, eine Event-Management-Plattform in Betracht zu ziehen, die bereits über angebotene Check-in-Funktionen verfügt.
2. Werden Sie papierlos & kontaktlos
Bei all den Fortschritten in der Event-Technologie und dem Wissen, dass nachhaltige Veranstaltungen kontaktlose und papierlose Interaktionen ermöglichen, hinterlässt das Einchecken mit Papier und Stift keinen guten ersten Eindruck. Es ist ineffizient, veraltet, nicht nachhaltig und trägt außerdem nicht zu Ihrer Veranstaltungssicherheit bei. Wenn Sie planen, im Jahr 2021 Live- oder Hybrid-Events auszurichten, lernen Sie, wie Sie Live-Events in einer sicheren Umgebung durchführen.
Eine einfache Möglichkeit, papierlos und kontaktlos zu arbeiten, besteht darin, sie über ihre eigenen Geräte registrieren zu lassen, beispielsweise mit Unterstützung einer Event App. In der Tat wird die Zukunft der Veranstaltungen hybrid und datengesteuert sein und zunehmend von der Digitalisierung der Prozesse profitieren.
3. Überlegen Sie, ob Sie eine E-Mail über das Check-in-Verfahren versenden möchten
Das Vorwegnehmen einer klaren Kommunikation bezüglich Ihres Check-in-Prozesses ist wichtig, um einen reibungsloses Check-in zu gewährleisten. Warum senden Sie nicht ein paar Tage vor Beginn Ihrer Veranstaltung eine E-Mail mit einer genauen Erklärung des Vorgangs?
Wenn Sie die Anweisungen im Voraus skizzieren, sind die Besucher effektiver in Bezug darauf, was sie tun müssen, um an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Mehr Information bedeutet schließlich weniger unvorhergesehene Ereignisse.
4. Verwenden Sie eine Veranstaltungsmanagement-Plattform, mit der Sie Ihre Belegungsgrenzen in Echtzeit verwalten können
Enthält Ihre Event-Management-Plattform ein Echtzeit-Tool zur Kapazitätskontrolle? Befolgen Sie die staatlichen Beschränkungen zum Social Distancing von COVID-19 und schützen Sie Ihre Teilnehmer und Mitarbeiter, indem Sie Ihre Live-Belegung überwachen.
Wenn Sie keine Veranstaltung organisieren, aber dennoch den eingehenden Besucherverkehr mit einem digitalen Screening verfolgen und verwalten müssen, lernen Sie unsere App zum Belegungs-Tracking kennen .
5. Erweitern Sie das Einchecken auf bestimmte Sitzungen der Veranstaltung
In Anbetracht der Tatsache, dass Ihre Veranstaltungssoftware Ihren Teilnehmern die Möglichkeit bietet, autonom einzuchecken, sollte Ihre Event App Ihnen gleichzeitig Echtzeitinformationen darüber geben, wie viele Personen tatsächlich an Ihrer Veranstaltung teilgenommen haben und wie viele Personen sich für die Veranstaltung angemeldet haben. Gleiches gilt für bestimmte Veranstaltungssitzungen.
Diese Daten sind für zukünftige Veranstaltungen sehr nützlich, insbesondere wenn es darum geht, den Veranstaltungsinhalt zu definieren oder die richtigen Aussteller auszuwählen.
6. Erstellen Sie einen logischen Check-in-Ablauf vor Ort für Live- und Hybrid-Events
Die Digitalisierung Ihres Event-Check-in-Prozesses mithilfe der Event-Technologie ist entscheidend, um lange Wartezeiten und damit Überfüllungen zu vermeiden. Es gibt aber auch andere Tipps, die direkt zu einem intuitiven Check-in-Prozess beitragen können.
Sie sollten Ihren Veranstaltungsort beispielsweise so organisieren, dass Ihre Teilnehmer genau wissen, wo sie einchecken müssen. Versuchen Sie, zu diesem Zweck Beschilderungen zu verwenden und mithilfe Ihrer Mitarbeiter einen logischen Ablauf des Check-in-Ablaufs zu implementieren.
