DER EINLASS DER TEILNEHMER ZU EINER VERANSTALTUNG MUSS NICHT EIN MOMENT SEIN, IN DEM SICH DIE WARTESCHLANGEN EWIG HINZIEHEN, WAS DIE BESUCHER UNZUFRIEDEN UND DIE ORGANISATOREN BEUNRUHIGT MACHT.
Die beamian-Technologie gibt Veranstaltern die Möglichkeit, die verschiedenen Phasen einer Veranstaltung zu verwalten und zu kontrollieren, basierend auf der Identifikation aller Teilnehmer. Mit einem einfachen Check-In System für mobile Geräte werden die Eingänge validiert und die Registrierungsdaten jedes Teilnehmers mit seinem Smartbadge (oder einem anderen Identifikationsobjekt, wie z.B. einem Armband, einer Event-Visitenkarte, etc.) verknüpft.
Diese Technologie und eine entsprechende Vorbereitung des Raums und der Check-in-Kommunikation machen den Einlassprozess schneller und effizienter. Wie das geht? Wir geben Ihnen 7 Tipps zur Verbesserung der Effektivität von Event-Check-ins, die von der Organisation leicht umgesetzt werden können.
1) Vorereignis: eine Check-in-E-Mail
Es ist wichtig, die Teilnehmer über den Zeitplan für den Check-in zu informieren und darüber, wie er ablaufen wird.
Eine gute Kommunikation verhindert die Unsicherheit darüber, wann die Veranstaltung beginnt, und kann durch einfaches Senden einer E-Mail mit den erforderlichen Details einige Tage oder sogar Stunden vor der Veranstaltung erfolgen.
Diese E-Mail kann die Öffnungszeiten des Check-ins, den Standortam Veranstaltungsort und die erforderlichen Daten oder Unterlagenenthalten, z. B. einen QR-Code (zuvor in der E-Mail selbst gesendet) oder ein Ticket.
Wenn es eine Event-App gibt, können Sie die E-Mail auch verwenden, um die Teilnehmer daran zu erinnern, die App herunterzuladen. Um einen Austausch mit Ihren Teilnehmern anzuregen, können Sie diejenigen, die die App innerhalb eines bestimmten Zeitraums herunterladen, mit Guthaben für die Konsumation oder anderen Prämien belohnen. Es liegt an Ihnen!
2) Mitarbeiter: Briefing
Selbst wenn Ihre Veranstaltung Identifikationstechnologie für den Check-in-Prozess verwendet, ist eine menschliche Anwesenheit weiterhin erforderlich, um diesen Schritt sicherzustellen. Es ist daher wichtig, das Personal ordnungsgemäß vorzubereiten, zum Beispiel mit einer Einweisung über den Einsatz der Technologie. Das persönliche Meeting kann durch eine Demonstration der Check-in-App ergänzt werden, damit das Team, das für diesen Schritt verantwortlich ist, mit der Technologie/App vertraut werden kann.
Weisen Sie auch die Mitarbeiter in Bezug auf die Kommunikation an. Dies bedeutet, die Art der Sprache zu verstehen, die mit den Teilnehmern zum Einsatz kommen soll, und auch, um die häufigsten Fragen beantworten zu können.
3) Raum und Kommunikation
Kommunikation und Beschilderung am Veranstaltungsort sind sehr wichtig, um die Teilnehmer zu orten zu können, sobald sie ankommen, und sind auch nützlich, um ihnen den Weg zum Check-in zu zeigen .
Standortkarten auf Bildschirmen oder Postern ermöglichen es den Teilnehmern zu wissen, dass sie „hier sind“ und den Standort anderer interessanter Punkte zu sehen.
Es ist auch wichtig, den Check-in-Bereich angemessen auszuschildern, wenn je nach Ticketkategorie unterschiedliche Warteschlangen bestehen. Richtige Kommunikation und ein Warteschlangensystem stellen sicher, dass der Check-in-Bereich organisiert ist und keine Zeit damit verschwendet wird, die Besucher anleiten zu müssen, und sie werden auch daran gehindert, an falscher Stelle zu warten.
4) Technologie, die das Einchecken beschleunigt
Identifikationstechnologie erhöht die Sicherheit und beschleunigt den Check-in-Prozess bei Veranstaltungen. Wie?
Teilnehmer, die sich bereits für die Veranstaltung angemeldet haben (vorzugsweise online), müssen nur ihren Ticket/QR-Code vorlegen, der per E-Mail gesendet wurde, oder ihren Namen am Check-in-Bereich angeben. Die Check-in-Mitarbeiter bestätigen die Anmeldungen der Teilnehmer über die beamian-App für den Check-in und verknüpfen jeden Teilnehmer in wenigen Sekunden mit einem einzigartigen Smartbadge.
Jeder Teilnehmer wird durch eine einfache Berührung des Smartbadge (es kann sich um einen Ausweis für das Event mit einem kleinen Chip handeln) mit dem mobilen Gerät identifiziert. Diese Identifizierung macht Ticketfälschungen unmöglich.
Dieser elektronische Check-in macht die Verwendung von Papier überflüssig, beschleunigt die Zutritte zum Veranstaltungsort und erlaubt keine Ticketfälschungen, verbessert gleichzeitig das Veranstaltungsmanagement und erhöht die Kontrolle über die Anzahl der Ein- und Ausgänge, die Anzahl der Besucher, die Aufenthaltsdauer usw.
5) Selbst-Check-in-Terminals
Self-Check-in-Terminals ermöglichen es den Teilnehmern, sich selbst in der Veranstaltung einzuchecken, ohne in den traditionellen Check-in-Warteschlangen warten zu müssen.
Mehr Self-Checkin-Terminals neben den traditionellen mehr Checkpoints bedeutet, dass die Zugänge beschleunigt werden und verhindert, dass die anderen Warteschlangen zu lang werden, was den Teilnehmern eine Do-it-yourself-Lösung anbietet.
6) Integrieren Sie Check-in-Daten mit der Eventmanagement-Plattform
Die beamian Event-Management-Plattform integriert Daten aus verschiedenen Phasen einer Veranstaltung , vom Online-Formular, der Erstellung von Identifikationscodes, der Akkreditierung, dem Check-in, der Konsumation von Speisen und Getränken in verschiedenen Bereichen bis hin zu Bewertungsfragebögen und nach der Veranstaltung Kommunikation, unter anderem, um zu vermeiden, dass Daten zwischen verschiedenen Systemen migriert werden müssen.
Die Datenintegration macht den Check-in-Vorgang effizienter, da sie es dem Veranstalter ermöglicht:
- Den Zutritt von Teilnehmern zu vermerken, die bereits online registriert waren, indem Sie einfach ihre QR-Codes lesen oder nach ihrem Namen suchen lassen;
- Ausweisetiketten mit dem Namen des Teilnehmers auszudrucken;
- Den Badge des Teilnehmers mit seinen Registrierungsdaten zu verknüpfen;
- Ein- und Ausgänge zu kontrollieren.
Vor allem diese Fähigkeit, Daten in ein einziges System zu integrieren, ermöglicht es, den Check-in-Prozess bei Ihrer Veranstaltung sicherer und effizienter zu gestalten .
7) Daten nach der Veranstaltung
Neben dem Vorteil, die Anzahl der Ein- und Ausgänge in Echtzeit zu sehen, kann die Analyse der Check-in- und Check-out-Daten nach dem Ereignis wichtig sein, um allgemeine Informationen über die Veranstaltung abzuleiten und künftige Strategien und Entscheidungen zu unterstützen.
Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer, die verkehrsreichsten Stunden, die Anzahl der Teilnehmer pro Tag oder pro Stundekönnen unter anderem dazu verwendet werden, die Organisation zukünftiger Veranstaltungen zu verbessern.
Die Art der zu sammelnden Daten kann auf die spezifischen Ziele jedes Organisators zugeschnitten werden, und diese Daten können bei jeder Art von Veranstaltung mit der beamian-Lösung abgerufen werden.
Sie möchten mehr über beamian erfahren? Besuchen Sie beamian.com und sprechen Sie mit unserem Team, um zu erfahren, wie wir zusammenarbeiten können, damit Ihr Event ein Erfolg wird.
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