WISSENSCHAFTLICHE KONGRESSE
beamian führt Ihren Kongress als einen einzigen, koordinierten Service durch: die öffentliche Anmelde-Website, die Abrechnung mit Teilnehmenden und Institutionen, die Check-in- und Zugangskontroll-Hardware, eine personalisierte Event-App mit individuellen Agenden, Referentenprofilen, Live-Q&A und digitaler Posterzone, das Sitzplatzmanagement und den technischen Support vor Ort. Alles aus einem Team, damit nichts zwischen den Systemen verloren geht.
1
einziger Technologiepartner für Ihren gesamten Kongress, von Anfang bis Ende
100
%
der Abrechnung mit Teilnehmenden und Institutionen durch unser Sekretariat
0
Tabellen oder manuelle Abgleiche zwischen Anmeldung, Zugang, Agenda und Postern
Ein wissenschaftlicher Kongress ist nicht ein Event. Es sind fünf Events gleichzeitig.
Anmeldung und Rechnungsstellung für Tausende Teilnehmende und Institutionen. Parallele Sessions mit begrenzter Raumkapazität. Hunderte, manchmal Tausende wissenschaftlicher Poster, die organisiert, ausgestellt und mit dem richtigen Publikum verbunden werden müssen. Anwesenheiten, die für Fortbildungspunkte zertifiziert werden müssen. Und eine Agenda, die so komplex ist, dass kein Teilnehmender sie im Kopf zusammenstellen kann.
Die meisten Veranstalter lösen das, indem sie fünf verschiedene Tools zusammenflicken: eine Anmeldeplattform, ein Abrechnungssystem, eine Event-App, Zugangskontroll-Hardware und eine Tabelle für die Poster. Jede Übergabe zwischen den Tools ist die Stelle, an der etwas bricht: eine Zahlung, die nicht synchronisiert, ein Kapazitätslimit, das niemand durchsetzt, ein Poster ohne Autorenangaben. beamian ersetzt das Flickwerk durch ein Team und ein System von der ersten Anmeldung bis zum Abschlussbericht.
So funktioniert es
Eine koordinierte Lösung, von der Anmeldung bis zum Abschlussbericht.
TEILNEHMENDE
Eine Anmeldung, ein Badge, eine Agenda maßgeschneidert.
Die Teilnehmenden melden sich über ein in die öffentliche Kongress-Website integriertes Formular an und erhalten ihr Badge in Sekunden am Check-in. Während des gesamten Kongresses gewährt dieses Badge Zugang zu den gebuchten Sessions, während sie in der App ihren persönlichen Zeitplan verwalten und Fragen an die Moderatoren senden können direkt vom Handy.
Poster
Leicht auffindbare wissenschaftliche Poster, verbunden mit dem richtigen Publikum.
Jedes Poster wird im System registriert, in einer eigenen digitalen Posterzone in der Event-App angezeigt und mit seinem Autor verknüpft. Teilnehmende durchsuchen die Poster nach Fachgebiet, finden die für sie relevanten und treten direkt mit den Präsentierenden in Kontakt.
VERANSTALTER
Ein Team, verantwortlich für die gesamte Operation.
beamian konfiguriert und betreibt die komplette Lösung: öffentliche Anmelde-Website, Rechnungsstellung an Teilnehmende und Institutionen, Check-in-Hardware, Session-Zugangskontrolle, Posterzonen-Infrastruktur und technischen Support vor Ort für den gesamten Kongress. Am Ende ein vollständiger demografischer Bericht: Teilnehmerprofile, Verteilung nach Fachgebieten und Ranking bereit für Förderer und Stakeholder.
Was uns unterscheidet
Ein Partner, der ganze Stack
Öffentliche Anmelde-Website, Abrechnung mit Teilnehmenden und Institutionen, Check-in-Hardware, Zugangskontrolle, Event-App, Posterzone, Technikteam vor Ort. beamian konfiguriert und betreibt all das als eine koordinierte Lösung. Keine Übergaben zwischen Anbietern, keine Lücken, in denen Verantwortung verloren geht.
Abrechnung komplett ausgelagert
Anmeldezahlungen und Rechnungsstellung mit jedem Teilnehmenden und jeder teilnehmenden Institution von unserem Sekretariat von Anfang bis Ende verwaltet. Einer der zeitaufwendigsten Teile eines Kongresses, vollständig von den Schultern Ihres Teams genommen.
Zentralisiertes Postermanagement, physisch und digital
Jedes Poster registriert, mit Autor und Fachgebiet verknüpft und in einer eigenen digitalen Zone der Event-App durchsuchbar. beamian installiert und betreibt das physische ePoster-Equipment vor Ort. Ein System statt einer Tabelle und einem Flur.
Eine Agenda, gebaut um jeden Teilnehmenden
„Meine Agenda“ in der Event-App kombiniert automatisch die Sessions, gespeicherten Poster und geplanten Meetings jedes Teilnehmenden. Keine manuelle Planung, keine gedruckten Programme zum Nachschlagen.
Jeder Referent, eine Seite
Jeder Referent hat ein eigenes Profil in der Event-App, Foto, Bio, Zugehörigkeit und alle Sessions, an denen er beteiligt ist, verknüpft mit dem Programm. Referenten erhalten die Sichtbarkeit, die ihre Arbeit verdient.
Live-Q&A, das Panels in Bewegung hält
Während Panels und Sessions senden Teilnehmende Fragen aus der Event-App. Der Moderator sieht sie in Echtzeit, filtert sie und wählt die besten aus. Keine Mikrofonläufer, keine Warteschlangen und auch leisere Stimmen werden gehört.
Sitzplätze, geplant bevor jemand den Saal betritt
Für Plenarsitzungen, Zeremonien und Galadinner werden die Sitzplätze vorab im System zugewiesen. An der Tür sieht der Host bei der Badge-Validierung den zugeordneten Platz jedes Teilnehmenden und führt ihn dorthin. Protokoll, Delegationen und Tischgruppen organisiert ohne Verwirrung am Eingang.
ENCONTRO CIÊNCIA: ein nationaler Kongress, vollständig End-to-End gemanagt
Organisiert von der Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT), Portugals nationalem Wissenschaftskongress.
DIE GRÖSSENORDNUNG
3.000+ Teilnehmende · 1.000+ mit wissenschaftlichem Poster · 3 Tage parallele Sessions
Jeder Teilnehmende registrierte sich über ein in die öffentliche Kongress-Website integriertes Formular, vollständig verwaltet vom beamian-Sekretariat.
DIE LÖSUNG
Der komplette Stack, vor Ort
Vollständige Check-in-Hardware für die Akkreditierung, Session- und Raumzugangskontrolle, eine dedizierte Event-App mit Posterzone, personalisierter Agenda („Meine Agenda“) und Meeting-Planung — plus physisches ePoster-Equipment, installiert und betrieben für über 1.000 Poster, voll integriert mit dem Rest der Lösung.
DAS ERGEBNIS
Mehr als Teilnahmezahlen
Am Ende des Kongresses erhielt die FCT eine vollständige demografische Analyse aller Teilnehmenden, inklusive Verteilung und Ranking nach Fachgebieten. Daten, die weit über Anwesenheitszahlen hinausgehen.
Testimonial
”Bei wissenschaftlichen Kongressen sind Präzision und Pünktlichkeit von entscheidender Bedeutung. Die Integration der Lösungen von beamian hat es uns ermöglicht, die Zugangskontrolle zu den Sitzungen zu automatisieren und die Einsichtnahme der ePoster sehr reibungslos zu gestalten. Eine zuverlässige Technologie vor Ort und ein verfügbares Support-Team gaben uns die notwendige operative Stabilität, um die Veranstaltung reibungslos zu steuern.
Jorge Cabral de OliveiraChief Enthusiastic Officer, Active Media
Häufig gestellte Fragen
Brauchen wir eine eigene Anmeldeplattform, oder kann beamian den gesamten Prozess übernehmen?
beamian kann den gesamten Prozess managen: ein in Ihre öffentliche Website integriertes Anmeldeformular, Zahlung und Rechnungsstellung mit jedem Teilnehmenden und jeder teilnehmenden Institution über unseren Sekretariatsservice. Wenn Sie bereits eine Plattform haben, können wir uns auch mit ihr integrieren — Sie wählen das Serviceniveau, das Sie brauchen.
Wie funktioniert die Zugangskontrolle bei parallelen Sessions und begrenzter Raumkapazität?
Jede Session hat eine hinterlegte Kapazität. Das Badge wird am Raumeingang in Echtzeit validiert, und das System setzt das Limit automatisch durch. Keine manuellen Zählungen, keine überbuchten Räume. Die Anwesenheit wird automatisch für Zertifizierungszwecke protokolliert.
Wie funktioniert das Postermanagement bei Events mit Hunderten oder Tausenden von Postern?
Jedes Poster wird im System registriert und mit Autor und Fachgebiet verknüpft. beamian installiert und betreibt das physische ePoster-Equipment vor Ort, und die digitale Posterzone in der Event-App lässt Teilnehmende relevante Poster durchsuchen und finden voll integriert mit Anmelde- und Zugangsdaten.
Kann beamian Teilnahmezertifikate für Fortbildungspunkte ausstellen?
Ja. Der Session-Zugang wird automatisch über das Badge protokolliert, sodass Veranstalter einen präzisen Anwesenheitsnachweis pro Teilnehmendem und Session erhalten. Die Grundlage für die Zertifizierung ohne manuellen Abgleich.
Was erhält der Veranstalter nach dem Kongress?
Einen vollständigen demografischen Bericht: Teilnehmerprofile, Verteilung nach Fachgebieten und Ranking über einfache Anwesenheitszahlen hinaus. Genau die Art von Daten, mit denen Institutionen gegenüber Förderern berichten und künftige Ausgaben begründen.
Wie funktioniert das Publikums-Q&A während der Panels?
Teilnehmende senden ihre Fragen während der Session aus der Event-App. Die Fragen landen in einer Moderationsansicht, in der der Moderator (oder ein benanntes Mitglied der Organisation) sie prüft, filtert und auswählt, welche ans Panel gehen. Nichts erscheint auf der Bühne ohne Moderation.
Wer installiert und betreibt das ganze Equipment vor Ort?
beamians eigenes Team: Check-in-Hardware, Zugangskontrolle und ePoster-Infrastruktur werden von uns vor Ort installiert, konfiguriert und betrieben für die gesamte Dauer des Kongresses.
Wie werden Teilnehmerdaten behandelt (DSGVO)?
In Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) agiert beamian S.A. als Auftragsverarbeiter für die personenbezogenen Daten der Teilnehmenden und verarbeitet die Informationen sicher und strikt nach den Weisungen des Eventveranstalters (der als Verantwortlicher agiert). Wir garantieren, dass unsere Plattform so konzipiert ist, dass Datenerfassung und -verwaltung rechtmäßig, transparent und auf die spezifischen Zwecke des jeweiligen Services beschränkt erfolgen. Weitere Details finden Sie in unseren Legal Policies.
